1.    Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich?

M. Dechent GmbH

Linkenheimer Strasse 56a

76297 Stutensee

E-Mail: info@m-dechent.de

2.    Wurde ein Datenschutzbeauftragter bestellt?

Die M. Dechent GmbH legt einen großen Wert auf den sicheren Umgang Ihrer Daten und hat daher einen Datenschutzbeauftragten bestellt:

ENSECUR GmbH

Kaiserstraße 86

76133 Karlsruhe

Persönlich verantwortlich: Herr Steven Bösel

E-Mail: dsb-dechent@ensecur.de

3.    Welche Quellen und Kategorien von Daten nutzen wir?

Wir verarbeiten insbesondere die personenbezogenen Daten, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung von Ihnen selbst erhalten haben. Dabei handelt es sich um die Daten, die Sie uns durch Übermittlung der Bewerbungsunterlagen und Ihre Angaben in Bewerbungsgesprächen zur Verfügung stellen. 

Wir besuchen ferner Profile von Bewerbern auf beruflich orientierten sozialen Netzwerken, sofern solche vorhanden sind. Profile in privaten sozialen Netzwerken nutzen wir nicht. 

4.    Welche Zwecke verfolgen wir mit der Datenverarbeitung und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Einklang mit den Bestimmungen der DS-GVO und des BDSG. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist primär §26 BDSG in der jeweils aktuellen Fassung. Auf Basis dessen ist die Verarbeitung Ihrer Daten zulässig, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist.

4.1.    Verarbeitung Ihrer Daten zu Zwecken der Stellenbesetzung (§26 Abs.1 BDSG)

Die Datenverarbeitung erfolgt zu Zwecken der Auswahl geeigneter Kandidaten für die Besetzung einer offenen Stelle. Es handelt sich um vorvertragliche Maßnahmen, die der Anbahnung von Arbeitsverträgen dienen.

4.2.    Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund unseres berechtigten Interessens (Artikel 6 Abs. 1f DS-GVO)

Soweit erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Anbahnung oder Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen – sofern Ihre schutzwürden Interessen nicht überwiegen – dies können folgende Fälle sein:

4.2.1.    Hintergrundrecherche bei Bewerbern auf besondere Stellen

Wir haben ein berechtigtes Interesse daran, zu recherchieren ob ein Bewerber für bestimmte Tätigkeitsfelder – wie z.B. als Assistent der Geschäftsleitung – aufgrund seiner Angaben in die engere Auswahl kommen kann. Dies kommt insbesondere bei Positionen mit hoher Verantwortung und oder entsprechender Compliance-Relevanz zum Tragen. Zu diesem Zweck sichten wir öffentliche Quellen und insbesondere berufliche, soziale Netzwerke z.B. Xing. Private Netzwerke, wie z.B. Facebook werden nicht beachtet.

4.2.2.    Verbesserung unseres Bewerbungsverfahrens und Umfragen zur Bewerberzufriedenheit

Wir nutzen Erkenntnisse aus der Kommunikation und Gesprächen mit Ihnen, sowie stellenweise Umfragen, um dem Thema Bewerberzufriedenheit gerecht zu werden und um Verbesserungspotenzial festzustellen und den Bewerbungsprozess effektiver zu gestalten. Sofern möglich verarbeiten wir Ihre Daten in anonymisierter Form. Sofern dies nicht möglich ist, verarbeiten wir die Daten nur mir Ihrer schriftlichen Einwilligung. 

4.2.3.    Verteidigung gegen und Geltendmachung von Rechtsansprüchen

Darüber hinaus speichern wir Daten von abgelehnten Bewerbern, um uns gegebenenfalls gegen geltend gemachte Ansprüche, etwa aus dem AGG, verteidigen zu können. Wir legen personenbezogene Daten gegenüber Ämtern, Behörden und Gerichten offen, wenn dies erforderlich ist, um uns in Rechtsstreitigkeiten zu verteidigen oder Rechtsansprüche durchzusetzen.

4.3.    Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund Ihrer Einwilligung (Artikel 6 Abs. 1a DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus, wenn Sie in eine Datenverarbeitung für bestimmte Zwecke ausdrücklich und schriftlich eingewilligt haben. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses kann dies zum Beispiel die Aufnahme in unseren Bewerberpool sein. Dann wird Ihre Bewerbung bis zu Ihrem Widerruf oder maximal für den in der Einwilligung genannten Zeitraum (es gilt die jeweils kürzere Speicherdauer) gespeichert und Ihnen ein Stellenangebot unterbreitet, sofern eine passende Stelle verfügbar ist. Ebenfalls nutzen wir auf Basis Ihrer Einwilligung Erkenntnisse aus der Kommunikation und Gesprächen mit Ihnen, sowie stellenweise Umfragen, um dem Thema Bewerberzufriedenheit gerecht zu werden und um Verbesserungspotenzial festzustellen und den Bewerbungsprozess effektiver zu gestalten. Sofern möglich verarbeiten wir Ihre Daten in pseudonymisierter oder anonymisierter Form.  Darüber hinaus gibt es weitere Sachverhalte, die auf Basis Ihrer Einwilligung denkbar sind. Sie werden daher im Rahmen von sämtlichen Einwilligungen ausführlich über die geplante Verarbeitung informiert und haben dann die freie Wahl, ob Sie zustimmen oder ablehnen.

Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden. 

4.4.    Verarbeitung Ihrer Daten aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Artikel 6 Abs. 1c DS-GVO)

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch dann, wenn wir hierzu aufgrund gesetzlicher Vorgaben verpflichtet sind. Darunter fallen bspw. Rückmeldungen an die Agentur für Arbeit sowie Auskünfte gegenüber Ämtern, Behörden und Gerichten, sofern wir hierzu verpflichtet sind.

5.    Wer erhält Zugriff auf meine Bewerbungsunterlagen?

Ihre Bewerbung bei uns stellt einen Vertrauensbeweis dar – das ist uns sehr bewusst. Daher behandeln wir nicht nur Ihre Bewerbungsunterlagen und Informationen aus Gesprächen & Kommunikation vertraulich, sondern auch die Tatsache der Bewerbung selbst. Auf die Bewerbung erhalten ausschließlich die Personen Zugriff, die im Einstellungsprozess involviert sind und zwingend Zugang zu den Informationen benötigen. Dies ist in aller Regel die Geschäftsleitung, die Personalabteilung, sowie ggf. die Führungskräfte der jeweiligen Fachabteilung, sofern diese mit in den Entscheidungsprozess eingebunden werden müssen. 

Sofern Sie sich für eine physikalische Bewerbung entschieden haben, senden wir Ihnen nach Ablauf des Bewerbungsprozesses die Unterlagen zurück. In seltenen Fällen werden physikalische Unterlagen nicht zurückgesandt und anstelle dessen einem zertifizierten Entsorgungsdienstleister zugeführt. Zwischen uns und dem Dienstleister bestehen entsprechende datenschutzrechtliche Verträge (Artikel 28 DS-GVO).

Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang folgendes: 

Die M.Dechent GmbH übernimmt für alle Unternehmen unserer Unternehmensgruppe sog. Shared Services. Das Bewerbungsmanagement erfolgt zentral aus der M.Dechent GmbH heraus. Entsprechende vertragliche Regelungen im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortung nach Art.26 DSGVO sowie angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit bestehen zwischen uns und allen anderen M.Dechent Gesellschaften im Unternehmensverbund. 

Dritte erhalten keinen Zugriff auf Ihre Bewerbungsunterlagen.

6.    Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Sofern wir Sie nicht für eine Stelle berücksichtigen können, geben wir Ihnen zeitnah eine Rückmeldung. Ihre Bewerbungsunterlagen löschen wir nach sechs Monaten ab dem Zeitpunkt der Absage. Sofern ein Arbeitsvertrag zwischen Ihnen und uns zustande kommt, werden Ihre Bewerbungsunterlagen Teil der Personalakte und mindestens für die Dauer des Anstellungsverhältnisses gespeichert. Sofern und soweit Sie uns eine Einwilligung zu einer Datenverarbeitung zu bestimmten Zwecken erteilt haben, wie z.B. die Aufnahme in einen Bewerberpool, ergibt sich die Verarbeitungsdauer aus dem Zweck der erteilten Einwilligung. Erfolgt ein Widerruf der erteilten Einwilligung, werden davon betroffene Daten unverzüglich gelöscht. Die Einwilligungserklärung wird zum Nachweis und zur Verteidigung ungerechtfertigter Rechtsansprüche für weitere 3 Jahre nach Löschung der betroffenen Daten gespeichert und danach zum Ende eines Kalenderjahres gelöscht.

7.    Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Nein, wir nutzen im Rahmen des Bewerbungsprozesses bewusst keine Dienstleister in Drittstaaten.

8.    Welche Rechte haben Sie?

8.1.    Recht auf Auskunft

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht bei uns anzufragen ob Sie betreffende Personenbezogene Daten durch uns verarbeitet werden. Sofern dies der Fall ist haben Sie das Recht eine Auskunft über die über Sie verarbeiteten Daten zu erhalten.

8.2.    Recht auf Berichtigung

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht uns über unrichtige Daten zu Ihrer Person zu informieren und eine entsprechende Korrektur verlangen. 

8.3.    Recht auf Löschung

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht zu verlangen, dass die Sie betreffenden personenbezogenen Daten gelöscht werden. Wir werden in einem solchen Fall eine detaillierte Überprüfung vornehmen und besagte Daten löschen, sofern die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. 

8.4.    Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht von uns die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen. Wir werden in einem solchen Fall eine detaillierte Überprüfung vornehmen und den Zugriff, sowie der Verwendung besagter Daten einschränken, sofern die Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

8.5.    Recht auf Datenübertragbarkeit

Als Betroffene/r haben Sie jederzeit das Recht Sie betreffende personenbezogene Daten durch uns bereitgestellt zu bekommen oder von uns zu verlangen, dass wir Sie betreffende personenbezogene Daten an einen anderen Verantwortlichen übermitteln, sofern technisch umsetzbar.

8.6.    Recht auf Widerspruch

Soweit die Verarbeitung Ihrer Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, dieser Verarbeitung unter unseren angegebenen Kontaktdaten jederzeit zu widersprechen, wenn sich aus Ihrer besonderen Situation Gründe ergeben, die dieser Datenverarbeitung entgegenstehen. Wir werden diese Verarbeitung dann beenden, es sei denn sie dient überwiegenden schutzwürdigen Interessen unsererseits. 

8.7.    Recht auf Widerruf

Soweit Sie in die Verarbeitung Ihrer Daten eingewilligt haben, haben Sie das Recht, diese jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf wird hiervon nicht berührt. Bitte wenden Sie sich hierzu an die verantwortliche Stelle unter den angegebenen Kontaktdaten.

8.8.    Beschwerderecht

Als Betroffene/r können Sie sich bei Beschwerden jederzeit an den zuständigen Landesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg wenden.

9.    Besteht eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Die Entscheidung, ob Sie sich bei uns bewerben möchten obliegt selbstverständlich Ihnen und ist somit freiwillig.

Sofern Sie sich jedoch für eine Bewerbung entscheiden, sind einige personenbezogenen Daten zwingend notwendig, so zum Beispiel:

-    Angaben zu Ihrer Person (z.B. Name, Vorname)

-    Anschrift

-    Kontaktdaten

-    Der berufliche und/ oder schulische Werdegang

-    Ihrer Qualifikationen

-    Ihren Fähigkeiten 

Diese Informationen sind notwendig, damit wir herausfinden können, ob Sie als Bewerber zu der besetzenden Stelle passen und wir Sie im weiteren Bewerbungsprozess berücksichtigen können. Ohne die Bereitstellung dieser Daten kann das Bewerbungsverfahren nicht erfolgen. Eine Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten führt daher dazu, dass Sie bei der Stellenbesetzung nicht berücksichtigt werden können.

10.    Inwieweit gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall?

Wir nutzen keine teil oder vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Artikel 22 DS-GVO. 

11.    Inwieweit werden Ihre Daten für die Profilbildung (Scoring) genutzt?

Wir nutzen grundsätzlich keine Profilbildung gemäß Artikel 22 DS-GVO.

aktualisiert : 02.05.2022